Aanbeveling 6.1 Een-op-eencommunicatie afstemmen op belangrijke aspecten van het aanbestedingsproces

1. Een aanbesteder stemt het een-op-een communiceren met individuele marktpartijen af op beslissingen die hij neemt over belangrijke aspecten van het aanbestedingsproces.
2. Hij laat zich bij die afstemming zoveel mogelijk leiden door het belang van een naadloze afstemming tussen de vraagspecificatie en een inschrijving. Dat belang wordt groter naarmate hij zijn toekomstige wederpartij meer oplossingsvrijheid geeft om de doelstellingen die hij met het bouwproces beoogt, te bereiken.

Aanbeveling 6.2 Een-op-een communiceren voorafgaand aan aanbestedingsprocedure

1. Een aanbesteder mag voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure een opeen communiceren met marktpartijen. Dit mag hij ook doen wanneer die marktpartijen – of aan hen gerelateerde ondernemingen – het voornemen hebben als inschrijver deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure. Als de marktpartij of een gerelateerde onderneming tijdens de een-op eencommunicatie een wezenlijke informatievoorsprong heeft verkregen,  moet de aanbesteder deze neutraliseren. Wanneer dat laatste niet mogelijk is, moet de aanbesteder de betreffende marktpartij of gerelateerde onderneming uitsluiten van deelname aan de aanbestedingsprocedure.
2. Een aanbesteder maakt voorafgaande aan een aanbestedingsprocedure zoveel mogelijk gebruik van de mogelijkheden tot het een-op-een communiceren met marktpartijen, waarbij dan in het bijzonder valt te denken aan marktverkenning, marktconsultatie, Eigen Initiatief of het betrekken van marktpartijen bij het opstellen van de vraagspecificatie.

Aanbeveling 6.3 Een-op-een communiceren tijdens aanbestedingsprocedure

1. Een aanbesteder mag tijdens een aanbestedingsprocedure antwoordgeven op vragen van een gegadigde of inschrijver met het oog op het ophelderen van eventuele onduidelijkheden in:
   a. de eisen van de vraagspecificatie;
   b. de uitsluitingsgronden;
   c. de kwalitatieve geschiktheidseisen;
   d. de eventuele selectiecriteria;
   e. het gunningscriterium.
2. Een aanbesteder mag tijdens een aanbestedingsprocedure vragen stellen aan individuele gegadigden of inschrijvers met het oog op het ophelderen van eventuele onduidelijkheden in:
   a. de aanmelding als gegadigde;
   b. de inschrijving.
3. Wanneer een aanbesteder antwoorden geeft op vragen betreffende de onduidelijkheden in 6.3.1, moet hij de vragen en de antwoorden ook aan de andere gegadigden of inschrijvers verstrekken, behoudens het bepaalde in 6.3.4.
4. Een aanbesteder en een gegadigde mogen tijdens de dialoogfase van een concurrentiegerichte dialoog over en weer vragen aan elkaar stellen en beantwoorden met het oog op het onderling afstemmen van de eisen van de vraagspecificatie en de voorgenomen inschrijving. Het is een aanbesteder niet toegestaan de vragen en de antwoorden daarop aan andere gegadigden of inschrijvers te verstrekken wanneer dat schade toebrengt aan de rechtmatige commerciële belangen van de gegadigde of de inschrijver die de betreffende vragen stelde. Bij andere aanbestedingsprocedures is het stellen van dergelijke vragen niet toegestaan. Een aanbesteder mag bij die andere procedures alleen vragen beantwoorden die gegadigden en inschrijvers stellen over de uitleg van de inhoud en de reikwijdte van de eisen van de vraagspecificatie met het oog op de voorbereiding van hun inschrijving.
5. Een aanbesteder mag na ontvangst en beoordeling van de inschrijvingen niet toestaan dat inschrijvingen inhoudelijk worden gewijzigd. Dat mag hij alles toestaan wanneer hij gebruik maakt van een onderhandelingsprocedure.
6. Een aanbesteder maakt zoveel mogelijk gebruik van de hiervoor vermelde mogelijkheden tot het een-op-een communiceren met gegadigden en inschrijvers. Hij doet dat zoveel mogelijk op basis van de Leidraad  Aanbesteden van Geïntegreerde Contracten, in het bijzonder op basis van bijlage 7 van die Leidraad: Protocol individuele informatie-uitwisseling.